Выбираем программу для стоматологии: критерии, оценки, сравнение

Выбираем программу для стоматологии: критерии, оценки, сравнение

Выбираем программу для стоматологии: критерии, оценки, сравнение

Автоматизация стоматологических клиник – это переход на новый уровень обслуживания пациентов, новые возможности экономного ведения бизнеса и одновременного продвижения услуг без дополнительных затрат. Недавно пустовавший рынок CRM -автоматизированных систем работы с клиентом, которые можно эффективно использовать в стоматологической практике, вдруг начал заполняться предложениями, разными по уровню исполнения и решаемым функциям. Мы постарались обратить ваше внимание на те критерии, которые не только упростят работу с пациентами, но и внутри клиники. И эти критерии не столько финансовые, сколько функциональные.

Стоимость и возможности: что обязательно должно входить в функционал программы для стоматологических клиник

Правильный выбор позволяет совершить не только сравнение функционала тех или иных программ, но обязательный мониторинг и аудит процессов, происходящих внутри клиники: такой подход позволяет обнаружить слабые места, которые могут быть усилены за счет автоматизации управления, то есть внедрения CRM в стоматологию. Этот же подход помогает правильно сориентироваться и сделать акцент не на стоимости приобретения, а на ее функциональных возможностях. Возможный функционал пояснен на примере умного программного продукта – программы Тег ЦРМ.

Стоит помнить, что приведенная в качестве примера программа постоянно дорабатывается, а потому при ее покупке требует регулярного обновления – такая функция защита в ПО и потому может выполняться без участия врача-стоматолога: это очень удобно и не отнимает времени на принятие решения.

Удобство и выгоды для бизнеса

В современные CRM программы обязательно включена статистика, которая позволяет отследить пробелы в администрировании или конкретном обслуживании. Если за рамками обычной работы могут остаться недоработки с клиентами, несанкционированный расход материалов, обратная связь, то в случае с применением систем управления пациентами и работой стоматологических клиник такое невозможно: все обращения и реакции на них, расходование материальных ресурсов, плана лечения находятся в зоне внимания программы. Широкое коммуникативное поле, обеспечиваемое возможностями ЦРМ программы, позволяет охватить самую разную целевую аудиторию, которая в жизни отличается по многим параметрам, кроме одного – необходимости поддерживать зубы в здоровом и красивом состоянии.

Постоянная связь по всем каналам

Преимущество внедрения CRM систем в стоматологию заключается в том, что ни один современный канал обращения за услугами клиники не может остаться без внимания администратора: доступны звонки с телефонов, из мессенджеров, сообщения из чатов. В обычной работе стоматологии реальный администратор не способен одновременно отвечать на запросы, приходящие по разным каналам. Все не так в работе с TegCRM - системой управления клиентами: в данном случае все информационные потоки регистрируются по источникам и сводятся в одно поле, что упрощает обработку входящих обращений и индивидуальную работу с потенциальными клиентами по конкретному каналу – тому, который выбрал инициатор обращения. Подобная схема позволяет не только учесть комфорт и предпочтения клиентов, но и охватить их всех своим вниманием.

Определение цели обращения и обратная связь

Очень важно для всякого бизнеса не упустить своего потенциального клиента, что в связи с наличием человеческого фактора оказывается главной бедой в сфере услуг. В программе умного управления клиникой ТегЦРМ учтены подобные недостатки, а потому даже пропущенные звонки можно прослушать, а сообщения прочитать и отреагировать на них должным образом. Постоянный мониторинг незакрытых сделок, обратной связи в виде пожеланий, критики, похвалы, которые пациент может оставлять в общем информационном поле, позволяет улучшать работу с клиентами и повышать привлекательность клиники.

Информационная база

Создание и возможность расширения информационной базы – одно из главных условий эффективно работающей программы CRM стоматология. В данном случае есть все инструменты, которые позволяют пополнять базу врачей, кабинетов, кресел, услуг, заболеваний, методов и программ лечений, пациентов, расходных материалов, каналов связи, бонусов и акций. Интуитивно понятные операции по введению данных значительно сокращают трудозатраты и позволяют во время приема оперативно вводить всю необходимую информацию нажатием нескольких клавиш.

Контроль расходования материалов

Боль всякого бизнеса – возможность получения персоналом теневых доходов за счет использования ресурсов предприятия, компании. В программе для стоматологов TegCRM подобное попросту невозможно. Любой пациент, обратившейся за услугой лечения, получает полный комплекс обслуживания – диагностика, консультации, профилактика, лечение. Для выполнения всех подобных мероприятий составлена программа лечения, где на каждую операцию выделено определенное количество расходных материалов. Все стоматологические материалы занесены в базу данных и автоматически вычисляются, списываются согласно программе лечения и факту выполнения манипуляции. Ведение склада в программе для клиники – огромная помощь администратору и бизнесу, который имеет возможность сократить число наемных работников и сохранить высокий уровень доходности благодаря четкому контролю расходования средств.

Статистический учет и оперативная отчетность, оценка доходности бизнеса

Доходность и прибыльность бизнеса – основные качественные показатели, которые явно свидетельствуют об уровне предпринимательского успеха. Внедрение CRM для клиники дает возможность мгновенно оценить результаты, достигнутые за определенный период.

При каждом обращении пациента в стоматологию по виртуальным каналам или в случае реального посещения ведется статистический учет, который позволяет оценить эффективность работы администратора, врачей, вычислить загрузку кресел и кабинетов, расходование складских запасов, а также показатели, определяющие прибыльность бизнеса. Встроенная система аналитики и отчетности в стоматологической клинике мгновенно показывает количество обращений, число человек, получивших услуги, оплаты по закрытым сделкам, долги, сумму доходов и рассчитает прибыльность за указанный временной интервал.

Благодаря стоматологической автоматизации можно отслеживать финансовые показатели и прогнозировать развитие бизнеса через соотнесение затрат и доходов, сравнение доходности по отдельным периодам, анализу долгов по клиентским платежам и счетам клиники. Встроенный фильтр поможет отсортировать аналитику по нужным показателям и выполнить анализ по загрузке и доходности врачей, услуг, чтобы откорректировать схему работы, поменять специалистов, сократить или расширить спектр предлагаемых стоматологических услуг.

Удобство использования для докторов

Когда люди обращаются к врачу, они ожидают, что максимум времени и внимания стоматолог посвятит им и устранению их проблем, а не заполнению карточек и прочих отчетных документов. Этот фактор влияет на уровень лояльности и желание клиента возвращаться. Подобный важный момент был учтен при использовании CRM врачом, который получил возможность с помощью одного или пары кликов восстановить историю общения, обрисовать ситуацию, определить план лечения, рассчитать стоимость услуг, запланировать следующий прием с внесением необходимых пометок по поводу состояния пациента, вывести на печать личную карту. Стоматологическая автоматизация для клиник TegCRM имеет очень удобную облачную форму с функцией создания и расширения собственной информационной базы, облегчающий труд врача на приеме. Эффективность CRM для доктора невозможно переоценить: этот инструмент поднимает качество обслуживания на прежде недостижимую высоту.

Маркетинговые мероприятия

Общее информационное поле позволяет не упускать ни одно обращение за помощью, более того, эти же каналы служат в последующем и в качестве маркетинговых, потому что по ним можно распространять информацию, догоняющую, убеждающую, возвращающую пациента и делающую его лояльным по отношению к конкретной стоматологии. Своевременность привлечения и удержания клиента во многом определяет его дальнейшее поведение, поэтому оперативность отклика, которую обеспечивает программа TegCRM очень важна: возможность прочитывания, дочитывания и дослушивания обращений, их анализ, адекватная реакция через консультирование и информирование, рассылка напоминаний о приеме, переносе встречи и уведомлений с контентом, разным по своим задачам, – все эти меры повышают доверие и помогают эффективно продвигать стоматологические услуги. 

Программа для учета пациентов ТегЦРМ позволяет фиксировать любые пожелания, детали лечения, отслеживать историю сообщений, что весьма полезно при осуществлении маркетинговых мероприятий и повышению лояльности не только конкретного человека, но и связанных с ним людей, нуждающихся в получении стоматологических услуг. Рост лояльности вызывает ненавязчивая забота об удобстве и выгоде клиента: своевременность оповещения о скидках и акциях, возможность предупредить о переносе встрече (что, кстати, может сделать и сам пациент), предложение услуг со скидками для членов его семьи.

Все виды взаимодействий с клиентом строятся по маркетинговым законам: от первого обращения до возвращения с привлечением новых пользователей – каждый человек, занесенный в информационную базу клиники, проходит через стандартную воронку продаж. В связи с этим легко вычислить конверсию, помогающую увидеть реальную картину успеха от первого обращения до возврата клиента.

В осуществлении маркетинговых мероприятий важно регулярно оценивать эффективность рекламной кампании, и это возможно делать с помощью программы автоматизации клиники. Достаточно к каждому источнику информации, на который потенциальный пациент попадает, переходя от источника рекламы к сайту, аккаунту в соцсетях, агрегатору, привязать номер IP-телефонии, чтобы отслеживать и фиксировать конверсию каждого из рекламных объявлений. Внедрение CRM в клинику позволяет делать это без привлечения дополнительных наемных работников.

Работа с пациентами

Каналы связи

При первом обращении клиента у администратора клиники, в которой используют программу учета в стоматологии, остается адрес (номер телефона, аккаунт) источника, а потому все последующие коммуникации осуществляют по этому каналу. Каждое обращение фиксируется в электронной карте, а потому администратору проще вести конструктивный диалог с пациентом и выбирать наиболее удобное время в расписании работы докторов.

Важность первичного осмотра

Работа с проблемами пациента начинается на первичном приеме. Результаты этого приема легко прослеживаются благодаря внедрению ЦРМ в клинику: составлен план лечения и человек намерен вернуться в стоматологию либо в карте клиента не отражено никаких планов, а значит, человек потерян для конкретной стоматологической клиники. Такая аналитика дает возможность своевременно выяснить причины отказа от дальнейшего обслуживания, выявить слабое звено в администрировании или управлении, найти специалистов, которые по каким-либо причинам не могут удовлетворить потребность пациента в получении стоматологической помощи.

Планирование лечения

После записи на прием пациент попадает на первичный осмотр, в ходе которого доктор выполняет диагностику и составляет план лечения. Главная задача этого плана – добиться санации полости рта, восстановления зубного ряда. Виды работ и планы лечения в достижении поставленной цели легко программируются благодаря возможностям TegCRM. Помимо получения возможности рационально разнести во времени все процедуры и операции доктор имеет также возможность оперативно вносить изменения в программу лечения в зависимости от состояния пациента, которому также удобно видеть наперед, какие временные и финансовые затраты предстоят, за что он готов платить, а что хочет исключить из плана.

Ведение карты

Если работа с пациентом продолжается после первого визита, то необходимо завести личную карту больного с отображением в ней всех выполняемых мероприятий. Электронная карта клиента – это детальная запись всех контактов со стоматологией в целом и с каждым доктором в частности. В карту заносят время приема, программу лечения со всеми прилагающимися рентгеновскими снимками и схемами зубного ряда, заметки врача по поводу индивидуальных особенностей пациента, используемые расходные материалы, стоимость процедур.

Важно, что информация о состоянии зубов человека и ходе лечения оперативна и доступна: предлагаемое приложение TegCRMуправление стоматологической клиникой, хранится в облачном приложении, к которому можно подключиться с любого устройства, в том числе с мобильного. Поэтому, даже находясь на значительном расстоянии, врач всегда может дать совет, рекомендации, откорректировать программу лечения, перенести срок приема.

Добавьте к этому возможность хранения истории обращений, и вы поймете, что подобная информационная база применительно к работе с каждым отдельным клиентом бесценна. Удобная система фильтрации помогает стоматологам и администратору быстро находить пациентов и врачей, проверять расписание работы и приема, отслеживать оплаты, контролировать доходность.

Оперативная коммуникация со специалистом

Удобство общения клиента со стоматологической клиникой – фактор, который не меньше прочих определяет уровень лояльности. В CRM онлайн для клиники пространство для общения со специалистом, ведущим конкретного пациента, доступно последнему. И это очень удобно, поскольку врач в любой момент может проконтролировать состояние здоровья человека, а тот в свою очередь может сообщить об изменениях, которые выпадают из прогнозируемой картинки или, напротив, укладываются в рамки благополучного течения процесса. Обеим сторонам доступна возможность внесения корректив в план встреч и перенесения времени контакта на более удобное.

Это же общее информационное пространство дает возможность каждому пациенту оставить откровенный отзыв о работе клиники и специалиста: подобная обратная связь неоценима для эффективного управления стоматологией.

Преимущества для пациентов

Когда владелец бизнеса или управляющий выбирает программу управления стоматологией, то ему необходимо помнить не только о финансовой составляющей и понятности ПО для врачей, но об удобстве для клиентов. Поэтому обязательно необходимо оценить следующие параметры, которые представлены в CRM – системе учета пациентов:

·       доступность расписания докторов онлайн;

·       удобство записи на прием;

·       возможность внесения корректив в даты и время встреч;

·       доступность информации по программе лечения;

·       прозрачное формирование стоимости стоматологических услуг;

·       возможность и удобство общения с лечащим врачом;

·       получение напоминаний о предстоящем приеме;

·       доставка рассылок о специальных ценах, акциях для самого пациента и членов его семьи;

·       возможность оставить реальный отзыв о работе клиники.

Подобный функционал способствует росту доверия к стоматологии и врачам, увеличивает возвратность клиентов, что влечет за собой рост доходности.

Критерии выбора CRM системы для клиники

Как понятно из вышеизложенного, суть CRM системы состоит в комплексной автоматизации всех бизнес-процессов в клинике и общения с пациентом. Подобная программа – это ключ к эффективному, то есть успешному, ведению стоматологического бизнеса, в котором всегда важны точность учета, оперативность отработки обращений, контроль рационального распределения ресурса, возможность выполнения маркетинговых мероприятий, аналитика и оценка финансового положения, контроль эффективности работы администраторов и специалистов-стоматологов.

Сложно осуществлять выбор конкретной программы автоматизации, если не сформулированы критерии и не выстроен их порядок по степени важности в зависимости от обнаруженных во время аудита проблем в работе стоматологии. Поэтому начните с аудита и выстраивания приоритетности критериев, которые помогут правильно сориентироваться и выбрать программное обеспечение по признаку функциональности в первую очередь и по ценовому показателю – во вторую. Как это сделать? Попробуйте поступить следующим образом:

1.     Изложите проблемы, обнаруженные при аудите.

2.     Обозначьте цели по показателям - большее количество пациентов, сфера услуг, финансовые показатели и т.п.

3.     Ознакомьтесь с предложениями CRM, функционал которых позволяет достичь поставленные цели и решить существующие проблемы.

4.     Выберите несколько программ и почитайте отзывы реальных пользователей.

5.     Свяжитесь напрямую с производителем, чтобы получить достоверную информацию о способах загрузки ПО на разные виды техники, возможностях использования на мобильных гаджетах, способе и месте хранения конфиденциальной информации и данных, которые загружает клиника, обновлениях функций, способах аналитики и вариантах отчетности, маркетинговых инструментах, доступных в данном продукте.

6.     Оцените стоимость программного продукта и финансовые возможности.  Если в данный момент вам кажется невозможным приобретение, уточните у производителя или продавца, за что вы платите, предусмотрены ли платежи за обновления, можно ли оформить покупку в кредит и прочие финансовые моменты.

Сравнивая выгоду, получаемую от покупки тех или иных приложений, уверены в вашем решении по поводу выгодности покупки программы для стоматологий TegCRM, которая закрывает все проблемные места и облегчает труд врачей, администраторов, удобна для пациентов, прозрачна для ведения финансовой отчетности и аналитики.